Cel zapisu po przeglądzie kolizji
Po przeglądzie kolizji zespół potrzebuje krótkiej notatki, która wraca do modelu, a nie zostaje wyłącznie w skrzynce pocztowej. Decyzja podjęta na spotkaniu traci wartość, gdy projektant musi jej szukać w wątku wiadomości albo w zapisie ze spotkania bez powiązania z elementem. Zapis przy obiekcie pozwala branżom zobaczyć to samo miejsce, ten sam status i ten sam termin wykonania. Poradnik przygotował wydawca Bureau Veritas dla zespołów koordynujących dokumentację budowlaną na etapie planowania i realizacji w Polsce.
Pięć pól krótkiej notatki
Miejsce kolizji opisuje się tak, aby dało się je odnaleźć w modelu bez domysłów. Podaj identyfikator elementu albo pary elementów, kondygnację, osie oraz strefę, jeśli projekt używa takich oznaczeń. Unikaj ogólników w rodzaju korytarz na piętrze, bo kilka zespołów może wskazać różne punkty tego samego opisu.
Branże uczestniczące w kolizji wpisuje się nazwami użytymi w strukturze modelu, na przykład architektura, konstrukcja, instalacje sanitarne albo elektryczne. Jeśli decyzja dotyczy tylko jednej strony, zaznacz, kto dostosowuje geometrię, a kto jedynie potwierdza brak zmian. Taki podział chroni przed sytuacją, w której obie branże czekają na ruch drugiej.
Decyzja ma być jednym zdaniem operacyjnym, które mówi, co zostaje, co się przesuwa i w jakim zakresie. Dopisz osobę odpowiedzialną imieniem i rolą w zespole oraz termin, do którego zmiana ma trafić do kolejnej wersji modelu. Termin licz od daty przeglądu i powiąż go z najbliższym wydaniem, a nie z nieokreślonym sformułowaniem jak najszybciej.
Powrót notatki do modelu
Notatkę zapisuje się przy widoku kolizji, przy elemencie albo w polu komentarza zgłoszenia, które jest częścią pliku wymiany, a nie osobnym załącznikiem poczty. W tytule użyj stałego wzoru obejmującego miejsce, branże, decyzję, osobę i termin. Dzięki temu filtr w przeglądarce modelu pokaże otwarte sprawy bez czytania całej korespondencji.
Po zapisie wyślij tylko krótkie powiadomienie ze wskazaniem identyfikatora sprawy w modelu. Wiadomość nie zastępuje treści decyzji i nie powinna zawierać jedynej kopii ustaleń. Jeśli ktoś nie ma dostępu do modelu, przekaż mu zrzut widoku z tym samym identyfikatorem, ale źródłem pozostaje zapis w środowisku koordynacji.
Zamknięcie sprawy w kolejnej wersji
Przed końcem spotkania prowadzący odczytuje na głos pięć pól: miejsce, branże, decyzję, osobę i termin. Uczestnik odpowiedzialny potwierdza, że widzi notatkę przy właściwym elemencie i że status sprawy jest otwarty do czasu wprowadzenia zmiany. Kolejny przegląd zaczyna się od tych zapisów, a nie od przeszukiwania poczty.
Gdy zmiana trafi do nowej wersji modelu, osoba odpowiedzialna zamyka notatkę komentarzem o wykonaniu i datą aktualizacji pliku. Nie usuwaj historii, bo kolejna kolizja w tym samym miejscu wymaga śladu wcześniejszej decyzji. Spójny zapis skraca koordynację i ogranicza powrót do ustaleń, których nikt nie potrafi już wskazać w dokumentacji.